お店の問い合わせメールに使える返信例文8つ

「この日時は空いていますか？」「料金はいくらですか？」。答えは分かっていても、メールの文章にすると手が止まることはありませんか。

そんなときのために、予約・料金・日程変更・お断りに使える例文をまとめました。毎回ゼロから考えずに、近いものを選んで、お店の情報に直して使ってください。

1 返事は答えと次の一歩から

お礼のあとに 相手が知りたいことを伝えよう

長く丁寧に書こうとしなくても大丈夫です。「お問い合わせのお礼」「質問への答え」「次にしてほしいこと」の順にすると、何を返せばいいか整理できます。

たとえば空き状況の問い合わせなら、「空いている日時」と「希望日時を返信してほしいこと」を伝えます。お店の紹介を長く添えるより、相手が今知りたいことに答える文章にしましょう。

角括弧の中を お店の情報に入れ替えよう

例文の［店名］や［日時］は、送る前に書き換える場所です。使わない行は削除してください。件名は新しくメールを作る場合の見本なので、返信なら元の件名をそのまま使っても構いません。

特に予約のメールでは、空きを案内しただけなのか、予約を確定したのかを分けます。予定表を確認していない段階で「ご予約を承りました」と書かないようにしましょう。

2 予約と空き状況の返信例

例文1 空いている候補を案内するとき

まだ日時が決まっていないときの返事です。最新の予定表を見てから候補を入れてください。この見本は、候補の枠を取り置きしないお店向けです。

件名：ご希望日時の空き状況について

［お客様名］様

お問い合わせありがとうございます。［店名］です。

［ご希望のメニュー］は、現在、次の日時でご案内できます。

・［候補日時1］
・［候補日時2］

ご希望の日時を、このメールへの返信でお知らせください。
この時点では、まだ予約は確定していません。お返事をいただいたあとに、空き状況を確認してご連絡します。

［店名・担当者名］

返信を待つ間も予約が入るお店なら、「返信をいただくまでに、空き状況が変わることがあります」と添えておきます。仮押さえをするお店は、この見本をそのまま使わず、押さえる日時と期限を実際の運用に合わせて伝えてください。

例文2 日時を確認して予約を確定するとき

こちらは、予約枠を確保して、お店の予定表にも反映してから使う文章です。

件名：［月日］のご予約が確定しました

［お客様名］様

ご連絡ありがとうございます。［店名］です。
次の内容でご予約を承りました。

・日時：［月日・時刻］
・メニュー：［内容］
・所要時間：［目安］
・料金：［税込金額と追加料金の有無・条件］
・場所：［店舗名・住所または案内ページ］

日時や内容に違いがありましたら、このメールに返信してください。
変更・キャンセルのご連絡は［連絡方法］へお願いします。お店の変更・キャンセルの案内は［案内ページまたは案内文］でご確認いただけます。

当日お待ちしています。
［店名・担当者名］

所要時間や料金が決まっていなければ、確定した数字のように書かず、分かっている範囲と確認が必要な点を伝えます。持ち物などがある場合も、必要なものだけ足しましょう。

3 料金と日程変更とお断りの返信例

例文3 料金を聞かれたとき

金額だけでなく、何が含まれるかも一緒に書く見本です。

件名：［メニュー名］の料金について

［お客様名］様

お問い合わせありがとうございます。［店名］です。
［メニュー名］の料金は［税込金額］です。料金には［含まれる内容］が含まれます。

［追加料金がある場合の条件と税込金額。なければ「追加料金はありません」］

ご予約をご希望でしたら、希望日時をお知らせください。空き状況を確認してお返事します。

［店名・担当者名］

「追加料金はありません」は、実際にそう言える場合だけ使ってください。内容を聞かないと金額を出せない仕事なら、料金の段落を「お見積もりのため、［確認したいこと］を教えていただけますか」に変えれば大丈夫です。相手に聞くことは、見積もりに必要なものに絞りましょう。

例文4 日程変更の相談を受けたとき

変更先が決まるまで元の予約を残しておくお店向けの見本です。変更は、メールを受け取っただけでは完了しません。

件名：ご予約日時の変更について

［お客様名］様

ご連絡ありがとうございます。［店名］です。
［元の予約日時］からの変更をご希望ですね。

現在は［候補日時1］、または［候補日時2］でご案内できます。ご都合のよい日時を返信でお知らせください。

変更先が確定するまでは、元の予約を残しています。お返事をいただいたあとに空き状況を確認し、変更が完了したらご連絡します。

［店名・担当者名］

元の枠を先に取り消す運用なら、上の文章は使わず、取り消し済みであることと、新しい日時はまだ確定していないことを伝えます。変更に費用がかかる場合は、すでに案内しているお店の条件に沿って金額や条件も確認しましょう。

変更が完了したら、例文2をもとに、新しい日時と「元の予約を変更しました」という一文を送ります。古い日時と新しい日時を取り違えないよう、予定表も確認してください。

例文5 満席で希望に添えないとき

無理に理由を長く説明せず、できることがあれば添える見本です。

件名：ご希望日時について

［お客様名］様

お問い合わせありがとうございます。［店名］です。
申し訳ありませんが、［ご希望日時］は予約が埋まっており、ご案内が難しい状況です。

別の日でしたら、現在［候補日時］に空きがあります。ご都合が合いましたら、返信でお知らせください。お返事をいただいてから空き状況を確認し、予約確定のご連絡をします。

［店名・担当者名］

別の候補がなければ、候補を案内する段落は削除します。お店で扱っていない依頼なら、「当店では［依頼内容］に対応しておらず、お引き受けすることができません」と書き換えてください。対応できる見込みがないのに、「今回は」「今のところ」と期待を残す必要はありません。

すぐに答えられないときの返信例文

例文6 内容を確認してから回答するとき

在庫や担当者の予定など、まだ確認できていないことがあるときに使います。これは人が問い合わせを読んで送る一次返信です。予約や注文を受け付けたという意味にはしません。

件名：［お問い合わせ内容］について

［お客様名］様

お問い合わせありがとうございます。［店名］です。
［お問い合わせ内容］について、現在［確認していること］を確認しています。
［回答予定の月日・時刻］までに、改めてご連絡します。

お待たせしますが、よろしくお願いいたします。
［店名・担当者名］

回答予定は、守れる見込みがある場合だけ入れます。まだ決められない場合は、その行を「回答までにかかる時間も確認のうえ、改めてご連絡します」に変えてください。約束した時刻までに回答できないと分かったら、その前に進み具合と次の連絡予定を伝えましょう。

例文7 回答に必要な情報が足りないとき

質問を一度にたくさん並べず、今回の回答に必要なことを絞ります。すでに相手が書いている情報を、もう一度聞いていないかも確認してください。

件名：［お問い合わせ内容］の確認について

［お客様名］様

お問い合わせありがとうございます。［店名］です。
［料金・対応できるかどうか等］をご案内するため、次の点を教えていただけますか。

・［確認したいこと1］
・［確認したいこと2］

このメールへの返信でお知らせください。いただいた内容を確認して、お返事します。

［店名・担当者名］

例として、商品の取り扱いを聞かれたら商品名、予約の相談なら希望メニューや日時を聞く方法があります。回答に不要な住所や生年月日などまで求めないようにしましょう。

例文8 返信が遅れたとき

おわびを短く伝えたあと、質問への答えを書きます。忙しさの説明を長くしたり、実際とは違う遅延理由を足したりする必要はありません。

件名：［お問い合わせ内容］について

［お客様名］様

［店名］です。お問い合わせへの返信が遅くなり、申し訳ありません。
［お問い合わせ内容］について、［確認できた回答］をご案内します。

［相手にお願いしたいこと。なければ削除］

お待たせいたしました。ご不明な点がありましたら、このメールに返信してください。
［店名・担当者名］

まだ回答できない場合は、この見本の回答欄を埋めようとせず、例文6をもとに確認中であることを伝えます。返信が遅れた間に空き状況や料金が変わっていないかも、送る直前に確認しましょう。

4 AIには確認できた情報だけで整えてもらおう

メールを丸ごと貼らずに 事実をメモする

お店に合った言い方にしたいときは、AIに文章を整えてもらう方法もあります。まずはお客様の名前・連絡先などを入れず、質問と答えに必要な情報だけをメモにします。

たとえば、「お客様A。土曜午後のカットを希望。希望時間は満席。案内できるのは［候補日時］。まだ予約枠は確保していない」という形です。実際のメールや予約台帳を、そのまま貼る必要はありません。

次の頼み方を、確認できた情報と一緒に使ってみてください。

小さなお店からお客様へ送る返信メールの下書きを作ってください。

お客様の質問：［個人が分からない形で要約］
確認できた答え：［日時・料金・できること］
まだ分からないこと：［確認中の内容。なければ「なし」］
予約の状態：［相談中・確定済み・変更相談中のいずれか］
相手にお願いしたいこと：［希望日時の返信など］

お礼、質問への答え、次にしてほしいことの順で、短く自然な「です・ます」にしてください。
メモにない空き枠、料金、割引、約束は足さないでください。情報が足りなければ、送信用の文章とは分けて「確認が必要な点」を示してください。
予約が確定済みでない限り、予約確定と受け取れる表現は使わないでください。

送る前は 文章より先に日時と金額を見る

AIへの頼み方を細かくしても、内容が必ず正しくなるわけではありません。送信する前に、予定表や料金表と見比べてください。

• 日時・メニュー・税込金額は合っていますか？
• 相談中なのに「予約を承りました」と書いていませんか？
• ［ ］や「確認が必要な点」が本文に残っていませんか？
• 宛先とお客様名は合っていますか？
• 相手が次に何をすればよいか分かりますか？

最初はよく使う返信を一つだけ、お店用の見本として保存しておくところから始めましょう。

問い合わせメールの返信で迷いやすいこと

返信の件名は変えた方がいい？

同じ問い合わせへの回答なら、元の件名を残すと何のやり取りか追いやすくなります。新しくメールを作る場合は、「ご予約日時について」など、内容が分かる件名にしましょう。例文の件名へ必ず変える必要はありません。

いつまでに返信すると書けばいい？

一律に「本日中」「24時間以内」と約束するのではなく、お店で確認して返せる時間を考えます。定休日を挟む場合は、曜日だけでなく日付も添えると伝わりやすくなります。見通しが立たない場合は、例文6の補足を参考にしてください。

一通に質問がいくつもあるときは？

質問の順番に合わせて「料金について」「持ち物について」のように分けて答えます。答えられる質問には先に回答し、未確認のものは確認中と明記しましょう。回答文を読み直すときは、元の質問と一つずつ照らし合わせます。

5 同じやり取りが続くときの見直し方

すぐ返せないときは 受付のひと言を先に

接客中で内容を確認できないときは、「メールは届いています」と先に伝える方法もあります。Gmailやお店の独自ドメインのメールで設定する場所は、お店のメール自動返信の始め方にまとめました。

自動返信は受付のお知らせ、この記事の例文は内容を確認したあとの返事です。この二つを分けて用意しておくと、どの文章を使うか迷いにくくなります。

日時の相談が負担になってきたら

「空いていますか」「その日は難しいです」と何度も往復するなら、お客様自身が空き枠を選べる予約の受け付け方も検討できます。

ただし、事前に内容を聞かないと所要時間が決まらない仕事など、メールで相談する方が合う場面もあります。今のやり方で困っていなければ、急いで変える必要はありません。

予約サービスも比べてみたい方は、freee予約とSTORES予約の比較記事へどうぞ。まずは、今のお店で何のやり取りに時間がかかっているかを整理してから選んでみてください。

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