公開：2026年10月16日

お取り置きの連絡が埋もれる。小さなお店の受付メモ

電話で受けたお取り置きは紙に、DMの約束はスマホに。商品はよけてあるのに、誰の分で、いつまで待つ約束だったか分からない。こんなこと、ありませんか。

まずは、受付から引き渡しまでを一つの台帳で追える形にしてみましょう。紙のノートでも、表計算の表でも構いません。ここでは小さなお店で使う受付メモの一例を紹介します。特定のサービスを使った実績ではありません。

第1章　受付で決めること

似た商品がある場合は、商品名だけでなく色やサイズも読み合わせます。「いつもの商品」だけでは、別の担当者に伝わらないことがあります。取り置ける在庫を確認してから返事をしましょう。

お客さんが来る予定の日と、お店が保管する期限をそれぞれ決めます。期限を過ぎたらどう連絡するかも、受付時に伝えておくと確認の基準になります。勝手にキャンセル扱いにせず、約束したルールに沿って対応します。

たとえば、受付番号、受付日、商品・色・サイズ、数量、受取予定、保管期限、連絡方法、状態、担当者の欄を用意します。状態は「確認中」「取り置き確定」「引き渡し済み」「取り消し」など、お店で意味をそろえます。最初の問い合わせだけで確定にしないことが大切です。

架空の記入例：受付013／マグカップ・青／1個／10月20日受取／同日18時まで保管／元のDMで連絡／取り置き確定。

受け取りを確認できる名前や番号など、お店で必要な情報に絞ります。連絡方法も決め、関係のない人が台帳を見られない場所に置きましょう。AIに案内文の下書きを頼む場合は、名前や連絡先を伏せた見本で十分です。

次は架空の例です。「青のマグカップ1個をお取り置きしました。受付番号は013です。10月20日18時までに店頭でお受け取りください。予定が変わる場合は、このDMでご連絡ください。」

お店が約束できる日時と連絡方法へ置き換えて使います。支払いのタイミングなど別の条件がある場合も、確定前に伝えます。

「お取り置き商品の受け取りについて確認のご連絡です。予定の変更がありましたらお知らせください。」のように、まず事実と確認したいことを分けます。延長を受けられるかは在庫とお店のルールを確認してから返事をします。

開店時など決めた時間に、今日の受取予定と期限が近い受付を確認します。商品につけた受付番号と台帳を照らし合わせると、誰の分かをたどれます。お客さんの名前をほかのお客さんに見える場所へ大きく表示する必要はありません。

引き渡したら、台帳の状態と商品の在庫を更新します。取り置きを解除した場合も、販売できる数量へ戻す必要があるか確認します。台帳だけ直して商品が棚へ戻らない、といった抜けがないか見直しましょう。