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お店のレシート、ため込んでいませんか？
帳簿の入力を減らす方法

お店を閉めて、ようやくひと息。ところが机には、まだ入力していないレシートがたまっている。「今日はもう疲れたし、明日でいいか」と思う日もありますよね。

そんなときは、いきなり新しいソフトを契約する前に、探す手間と、入力する手間を分けて考えてみませんか。置き場所を決めるだけで始められることもあれば、明細の取り込みが役立つこともあります。

1. 閉店後に、事務作業が残ってしまう

探す時間と、入力する時間を分けよう

財布、引き出し、仕入れの袋。まずレシートを探して、それから日付や金額を入力する。この二つをまとめて片づけようとすると、どこから手を付ければよいか分からなくなりがちです。

今つまずいているのは「レシートが見つからないこと」でしょうか。それとも「手元にある数字を打ち込むこと」でしょうか。前者なら置き場所、後者なら入力方法から見直してみましょう。

紙とメール、それぞれの入口を決めておこう

紙のレシートは財布に、ネットで買ったものの領収書はメールに。「全部を同じ場所に入れよう」とするより、まずはそれぞれの入口を決めてみませんか。

紙なら、まだ確認していないものを入れる封筒を一つ用意します。メールなら、あとで探せるように目印を付ける方法を決めます。メールに領収書そのものが付いているのか、ダウンロード先の案内だけなのかも確認しておきましょう。

これは作業の入口をそろえる提案です。整理用の目印を付けたことだけで、必要な保存が済んだことにはなりません。元の紙やデータを消す手順にはせず、保存方法の確認は別に行ってください。

「入力した」と「確認した」を分けてみよう

取り込んだものまで全部「終わり」にすると、あとで何を確認するつもりだったか分からなくなることがあります。作業用の区分を三つに分けるのも一案です。

この「確認済み」は、自分の作業を見分けるための印です。税務上の処理や保存が適切かどうかを判定するものではありません。税理士さんに渡している場合は、相手の区分に合わせましょう。

週の整理は、残った作業をメモして終えよう

週の決まった時間に、まず未処理の封筒とメールの目印を見ます。そのあと確認待ちを見て、終わらなかったものだけメモしておきましょう。

• 元の領収書が見つからないものはある？
• 入力したまま確認を待っているものはある？
• 同じ支払いを別の資料から二度入力していない？
• 次に確認するものと、その資料の場所はどこ？

たとえば「ネットで買った備品1件。領収書の入手先を確認する」のように、次にすることが分かれば十分です。毎回全部を終えるより、どこまで進んだか分かる形を目指してみてください。

※ここでの手順は整理の提案です。所要時間や効果を実測したものではありません。入力を減らす方法は、続く既存の第2章で扱います。

2. 同じ数字を何度も入力しない方法

銀行やカードの明細を取り込む

明細を見ながら一件ずつ打ち直しているなら、今使っている会計ソフトに取り込み機能がないか確認してみましょう。すでにある機能で足りれば、新しい契約は増やさずに済みます。

弥生の公式案内にも、銀行やカードなどの取引データを取り込み、帳簿への記録につなげる機能があります。利用中の銀行やカードが対応しているかは、申し込む前に確かめたいところです。公式の自動取込・自動仕訳の説明

レシートを読み取って、結果を確認する

弥生では、レシートなどを読み取ってデータにする方法も案内されています。ただし、読み取れたら作業が全部終わる、と考えない方がよさそうです。無人ラボAIでは、この読み取り機能をまだ実際に試していません。

使うときの確認項目としては、日付と金額が元の紙と合っているか、費用の分類が合っているか、同じ支払いを二度記録していないか、の三つを用意しておきましょう。たとえばカードの明細とレシートを両方取り込むなら、同じ買い物が重なっていないか確認が必要です。

最初は少ない件数で、入力と確認にどれくらい手間がかかるか見てみるのがよさそうです。「自動だから何もしなくてよい」「必ず何割も時間が減る」とは、まだ言えません。

3. 弥生を候補にするなら、ここを見よう

自分のお店と、相談したい内容に合わせる

ここでは個人事業向けの「やよいの青色申告 オンライン」を取り上げます。申告方法や今の契約が違えば、合う商品も変わります。名前や無料の表示だけで選ばず、今のやり方に合うかを見てください。

三つの有償プランは製品機能が共通で、主にサポート範囲が違います。操作の相談もしたいのか、自分で調べながら進めるのかを考えて選びましょう。

無料体験と初年度無料は、別のものです

公式には、最大2か月の無料体験と、初年度の料金が無料になるキャンペーンが別々にあります。無料体験では一部の機能を使えますが、決算・申告はできません。

初年度の優待には、自動更新用の口座振替またはカード情報の登録が必要です。キャンセルは契約終了月の前月末まで。利用歴などで対象外になる場合もあるため、適用条件と日付を申し込み画面で確認してください。公式の料金・キャンペーン条件

4. 申し込む前に、今のやり方と比べよう

今のソフトや、税理士さんとのやり取りは？

すでに会計ソフトを使っているなら、そのソフトの取り込み機能を先に見てみましょう。税理士さんに作業をお願いしている場合は、どんな形で資料を渡すとやり取りしやすいか、聞いておくと安心です。

移し替えるデータが多かったり、二つのソフトを並行して使うことになったりすると、新しい手間が増えるかもしれません。今の方法で困っていなければ、急いで乗り換える必要はありません。

必要な機能と、来年の料金をメモしておこう

• 自分が減らしたいのは、紙を探す手間？ 数字を入力する手間？
• 使っている銀行やカードの明細を取り込める？
• 読み取り結果を確認しやすい？ 今の資料を移せる？
• 困ったときに必要なサポートはある？ 回数などの条件は？
• 無料期間の後はいくら払う？ 続けない場合の期限はいつ？

今日は、レシートの置き場所を一つ決めるところまででも大丈夫です。そこで困りごとが残るなら、次に入力を減らす方法を比べてみましょう。

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