公開：2026年10月23日
休会・退会の連絡が来たら。請求を止め忘れない確認表
退会の連絡には返事をした。でも、翌月の請求設定が残っていた。こうした行き違いを避けるには、連絡を受けた記録と、請求を止めた記録を分けて残しておくと確認できます。
連絡を受けた日と、変更が始まる月を分ける
まず希望と教室の条件を照合する
「来月から休みたい」という連絡なら、希望する休会月を具体的に確認します。申出期限、最終受講日、料金の扱いは、案内済みの条件と照合して返答しましょう。受付日だけで最終請求月を決めないようにします。
休会と退会も別に記録する
休会中の料金や再開の手順があるなら、その内容も確認します。再開月が未定のものを、勝手に翌月から再開扱いにしないようにしましょう。
一行で追える請求停止の確認表
生徒番号｜休会・退会｜受付日｜希望月｜確認した適用月｜最終請求対象月｜停止操作日｜操作した人｜停止後の確認｜本人への連絡日
「対応済み」の一言では、返信だけ済んだのか、請求設定まで変えたのか分かりません。停止後の確認欄には、翌月の請求予定を確認した日などを残します。まだ見ていない項目は未確認と書いておきます。
対応はこの順で確認する
- 対象の生徒と希望する変更内容を確認します。
- 適用月と最終請求の扱いを決め、本人に案内します。
- 利用中の集金方法に合わせて停止・変更を行います。
- 変更後の請求予定と、処理中の請求がないか確認します。
- 確認できた内容を台帳に残します。
操作の締切や処理中の請求の扱いは、使っているサービスで確認してください。画面で停止できても、既に進んでいる請求まで取り消せたとは限りません。
受付時の返信見本
［お名前］様、ご連絡ありがとうございます。［希望月］からの［休会・退会］のご希望を受け付けました。適用月と最後のお支払いについて確認し、［回答予定日］までにご案内します。
この文は確認中の受付用です。停止が終わったという意味にはしません。完了後は、確認できた適用月と支払いの内容を改めて伝えます。
集金サービスを使っていても、最後の照合を残す
自動集金の導入前には、通常月の請求だけでなく、休会・退会時の停止手順も確認すると運用を考えやすくなります。会費ペイの案内も、導入条件を整理する際の参考にしてください。個別の返金や未払いの扱いは、契約内容と実際の状況を確認して対応しましょう。
例・文例について
掲載した表や文例は無人ラボAIが作成した架空の見本です。実際のお客様とのやり取りや実利用の結果ではありません。教室の条件に合わせて書き換えてください。